Ordenar el mail

Mi gmail suele lucir así. Tengo etiquetas para ene cosas, pero hubo un momento en que mi mail era un caos. Buscar cualquier cosa se volvía insostenible pero en ese momento mis conocimientos tecnológicos eran bastante reducidos, y no tenía idea que existía la posibilidad no sólo de etiquetarlos, sino también de guardarlos en cada carpeta y quitarlos del buzón de entrada. Sólo conocía la función de ponerle una estrella a los mails que eran más importantes pero eso no era suficiente.

Así que de cerca de 5.000 mails –sin borrar ninguno- pasé a tener 0 en el buzón y a intentar permanecer con eso siempre. Mail que llega, se borra si corresponde, se lee y se borra, o se lee y se contesta. Si no se ha de borrar, se traslada a la categoría correspondiente.

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Todo comenzó una tarde de viernes, un día después de un cierre en la revista donde hice la práctica. No había nadie y todo lo que había que hacer era para mucho tiempo más, por lo que nadie se molestó en designar cosas que hacer a las practicantes. No teníamos ni facebook, ni chat y en el momento de los hechos, no había tantos blogs, o al menos yo no los conocía, así que no era tan fácil distraerse.

Un poco de aburrida, y otro poco por la emoción del momento, empecé a bajar la cantidad de mails. Me demoré varios días y cada vez que avanzaba, descubría nuevas técnicas de ordenamiento que hacían más efectiva mi labor.

1.- Borrar: lo principal es borrar la mayor cantidad de mails posibles. Pon en el buscador términos como “Facebook” “Groupon” “Strawberry net” o similares listas de mail a las que estés suscrita. Entonces seleccionas todos los mails y los borras de una.

2.- Crear categorías: Personal, Trabajo, Estudios, Compras pueden ser algunas. Yo incluí “Tesis” (Cuando estaba haciendo la tesis) y “Tesis Periodismo” cuando comencé con esta.

3.- Colocar en el buscador las direcciones de correo que creas se pueden colocar en alguna categoría; por ejemplo, el mail de algún familiar o amigo, y procedes de la misma manera expuesta en el punto uno; seleccionarlo todo y moverlo a la categoría correspondiente cuando dice “mover a” o “move to”.

Cada vez que vas haciendo esto, te vas encontrando con otros ítemes perfectamente borrables como “Asado” “Junta de curso” y otras cadenas interminables que no llegaron a nada y que no vale ni la pena guardar de recuerdo; yo que tengo ordenado, si pongo “asado” en el buscador, me aparecen al menos 20.

Podría parecer que esto es un tutorial demasiado básico de tecnología; pero la verdad es que en ningún caso pretende serlo. Sólo es una idea, que al menos a mí, me hizo la vida más fácil y me ayudó a ahorrar mucho tiempo cada día.

Después de muchas horas –dependiendo de la cantidad de emails- tendrás un “Inbox” despejado que te ayudará a organizarte mejor, a encontrar rápido los archivos que necesites y a sentirte menos abrumada cada vez que lo abras. Mantener ese orden es muy fácil y no toma más de 30 segundos al día. ¿Impresionante no?